Of je nu tijd of geld doneert, iedereen geeft graag iets terug aan de maatschappij. Wij van Pro Bono Digital doen dat ook. Ons doel is om te bemiddelen tussen de maatschappelijke organisaties die digitale hulp nodig hebben en de digitale professionals die graag pro bono hun adviezen en diensten willen aanbieden.
Maar voor veel bedrijven rijst de vraag: Hoe implementeer ik een pro bono programma in mijn bedrijf? Of hoe kan ik als zzp’er regelmatig pro bono werk ondersteunen?
Zodra NGO’s of andere organisaties bij ons aankloppen, willen we de juiste hulp bieden bij hun digitale vraagstukken. Nadat het verzoek bij ons is ontvangen, neemt de projectcoördinator contact op met de indiener om te zien of de aanvraag behandeld kan worden door een van onze Pro Bono Digital deelnemende partners. De verzoeken worden dan beoordeeld op basis van een aantal criteria. Er wordt dan gezocht naar een passende professional of team van professionals die de juiste hulp kunnen bieden.
Als jij dat team van professionals hebt of zelf een professional bent die graag wilt helpen, wil je natuurlijk wel van te voren weten hoeveel tijd het gaat kosten of hoeveel tijd jij of je werknemers er mee bezig zullen zijn. Daarom is het goed om niet af en toe je diensten aan te bieden maar een degelijk programma op te zetten. Dit heeft als voordeel dat je niet heel veel pro bono werk in een keer hoeft te doen maar het kan uitspreiden over bijvoorbeeld een jaar.
De drie stappen naar een pro bono programma
Het opzetten van een pro bono programma gaat niet vanzelf. Op papier lijkt het misschien heel gemakkelijk, maar in de praktijk kan het een hele uitdaging zijn om een goed werkend programma in je bedrijf te implementeren. Het is namelijk belangrijk een goede balans te vinden tussen het pro bono werk waar je graag bij wilt helpen en de normale bedrijfsvoering van je bedrijf.
Daarom helpen we je graag de juiste stappen te zetten om een succesvol pro bono programma op te starten. Welke stappen zijn dat?
- Vaststellen welke werkzaamheden gedaan kunnen worden
- Doelen en grenzen vaststellen
- Werknemers motiveren
Bepaal welke service jij wilt en kunt bieden
Allereerst moet je, om een pro bono programma op te starten, bepalen welke services je pro bono als bedrijf kunt aanbieden. Als bedrijf ben je ergens in gespecialiseerd. Deze specialisatie kan een specifieke behoefte zijn waar de organisatie hulp bij nodig heeft. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je wel kunt helpen bij het opzetten van een database maar heb je niet de middelen of de mankracht om te helpen bij het optimaliseren van de website. Daarom is het goed dat je duidelijk bent in wat je als bedrijf kunt aanbieden en waar je bij kunt helpen.
“Wees duidelijk in wat je kunt doen”
Zorg ervoor dat de services die je aanbiedt zelfstandig kunt uitvoeren. Op den duur zal je je meer vertrouwd voelen met het pro bono programma en kun je de werkzaamheden uitbreiden of meer focussen op projecten waarbij je de organisatie over een langere termijn kunt blijven helpen. Wij zijn als Pro Bono Digital blij met de hulp voor een enkel project, maar als je die hulp kunt uitbreiden naar een lange termijnondersteuning van de organisatie zal dit voor beide partijen veel voordelen hebben.
Stel duidelijke grenzen en doelen
Je wilt samen met je team het doel bereiken die je voor ogen hebt. Maar dit kan ook verslavend werken en uit de hand lopen. Omdat je medewerkers iets doen wat hen na aan het hart ligt, gaan ze vaak een stap verder en nemen ze misschien uiteindelijk teveel hooi op hun vork. Om je toch aan de doelstelling te houden, moet je grenzen stellen aan het pro bono werk zodat je team en de organisatie waar je diensten voor levert weten wat er van ze verwacht wordt en hoeveel uur er voor beschikbaar is gesteld. Dit zorgt ervoor dat de relatie soepel verloopt en maakt je een betrouwbare partner.
“Bepaal zelf de grenzen”
Behandel je pro bono klant niet anders als een betalende klant. Geef ze dezelfde behandeling, doe waar je goed in bent en behoudt zo het vertrouwen waar ze op kunnen bouwen. Valt iets buiten jouw boekje of word de workload je te veel, durf dat toe te geven want met een pro bono programma sta je er niet alleen voor. Kort samengevat, wil je doelstelling slagen:
- Stel duidelijke grenzen
- Overlaad jezelf niet met werk
- Behandel ze hetzelfde als een betalende klant
- Bepaal hoeveel tijd je erin wilt en kunt steken
Het pro bono programma activeren
Wil je de positieve uitwerking van pro bono werk zichtbaar laten worden in je bedrijf, dan is het belangrijk om je werknemers te blijven motiveren. Een belangrijk onderdeel hiervan is het delen van de feedback van de organisatie waar je werk voor hebt gedaan. Daarnaast is het ook belangrijk om de uitwerking van de projecten waarbij de organisatie betrokken is geweest te delen met degene die het pro bono werk hebben uitgevoerd.
Je bedrijf heeft bijvoorbeeld geholpen bij het schrijven van een aantal artikelen voor een NGO of geholpen bij het verbeteren van hun website. De resultaten van dit werk zijn voor jou misschien niet meteen zichtbaar. Maar het “goede” gevoel komt op het moment dat je kunt zien dat deze NGO ervoor gezorgd heeft dat 10 dorpen in Afrika vers drinkwater gekregen hebben of dat de organisatie die je geholpen hebt met succes een vaccinatieprogramma op heeft kunnen zetten.
We willen juist aan hun behoeften voldoen en de doelen bereiken waarbij ze hulp nodig hebben. Daarvoor stellen we graag een plan op die de doelen helpt te realiseren. De organisatie kan hierover feedback geven zodat je weer gerichter op de behoefte van de organisatie kunt inspelen.
We proberen je te helpen zo dicht mogelijk bij het opgezette programma te blijven. De feedback, de prestaties en de gewerkte uren die regelmatig bekeken worden helpt iedereen om waar nodig verbeteringen aan te brengen, onze vaardigheden aan te scherpen en eventueel onze doelen aan te passen.
Om een goed werkend pro bono programma op te starten hebben we bedrijven en organisaties nodig die het pro bono werk graag willen ondersteunen. De combinatie is wat het pro bono programma tot een succes kan maken.
Wat we uiteindelijk willen bereiken met het pro bono programma
Wat we als Pro Bono Digital willen bereiken is om er voor de organisatie te zijn die hulp nodig heeft bij allerlei digitalisatie problemen. Met een pro bono programma kunnen we ze dat bieden. We zoeken naar de juiste professionals die de NGO verder kan ondersteunen.
Je zult zien dat het veel voordelen heeft om aan dit pro bono programma mee te doen omdat zo kennis en ervaring gedeeld kan worden. Uiteindelijk heeft het als doel om zo iets voor de samenleving terug te doen, vooral als het gericht is op de verbetering van de VN sustainable development goals.
